Configurar indicaciones desde el centro de administración de Microsoft 365 es una de las funcionalidades más interesantes, y todavía poco explotadas, para sacar partido a M365 Copilot y M365 Copilot Chat en entornos corporativos. En este artículo repasamos qué son los prompts organizacionales, cuándo conviene crearlos y cómo configurarlos paso a paso desde el propio centro de administración.

¿Qué son las indicaciones organizacionales en M365 Copilot?

Se trata de prompts predefinidos que un administrador puede publicar de forma centralizada para toda la organización. En lugar de que cada usuario construya sus propias indicaciones desde cero, la empresa estandariza aquellas que aportan valor recurrente: análisis de negocio, tareas de productividad, consultas transversales, generación de contenidos, etc.

Estas indicaciones aparecen directamente en la galería del Prompt Lab de Copilot, marcadas con un icono corporativo para que los usuarios las identifiquen como sugeridas por la organización.

Requisito importante: de momento, esta funcionalidad está disponible únicamente para organizaciones adheridas al programa Frontier de Microsoft 365 Copilot. Si tu tenant no está en Frontier, es posible que aún no veas la opción en el centro de administración.

¿Cuándo conviene crear prompts organizacionales?

No todos los prompts deben publicarse a nivel organización. La clave está en identificar aquellos que se repiten, requieren consistencia o dependen de contexto común de la empresa. La siguiente infografía resume los escenarios en los que conviene crearlos frente a los casos en los que es mejor mantenerlos como prompts personales.

Cómo configurar prompts organizacionales paso a paso

El proceso completo se realiza desde el centro de administración de Microsoft 365, en la sección de Copilot → Indicaciones. Estos son los pasos principales:

1. Accede al centro de administración de Microsoft 365 y abre el desplegable de Copilot en el menú lateral izquierdo.
2. Entra en el apartado Indicaciones. Aquí encontrarás las opciones para crear, importar/exportar y consultar la analítica de uso.
3. Pulsa en Nueva creación para abrir la tarjeta de configuración del prompt.
4. Rellena los campos principales:
   • Título del prompt.
   • Descripción del propósito.
   • Texto de muestra de la indicación.
   • Prompt completo que quieres desplegar a la organización.
5. Configura las aplicaciones compatibles (Copilot en trabajo, Copilot en web).
6. Asigna el departamento al que aplica (o marca como transversal si es para toda la organización).
7. Selecciona el tipo de tarea (análisis, consulta, negocio, productividad…) — esto añade iconos identificativos junto al prompt.
8. Elige el idioma del prompt.
9. Pulsa Publicar.

⏱️ Una vez publicado, el prompt puede tardar hasta 3 horas en aparecer en la galería de indicaciones del Prompt Lab de los usuarios, según la documentación oficial de Microsoft.

Importación masiva y analítica de uso

Si ya tienes un conjunto de prompts definidos, no hace falta subirlos uno a uno. Desde la propia sección de indicaciones puedes descargar una plantilla CSV, completarla con todos tus prompts e importarla de forma masiva. También puedes exportar los prompts existentes para respaldos o migraciones.

Además, dispones de una vista de analítica que te muestra cuántas veces se han utilizado los prompts organizacionales, lo que te permite medir su adopción real y ajustar los que aportan más valor.

Anclaje de prompts destacados

Como administrador, puedes anclar hasta 4 prompts organizacionales. Los prompts anclados aparecen siempre visibles para los usuarios, lo que resulta especialmente útil para destacar los que aportan más valor o los que quieres promocionar en un momento concreto (por ejemplo, tras una campaña de adopción interna).

Beneficios de estandarizar prompts a nivel organización

Publicar prompts organizacionales aporta varias ventajas claras:

• Estandarización del estilo de las peticiones a Copilot, evitando que cada persona reinvente la rueda con estructuras muy distintas.
• Compartir buenas prácticas: cuando un área o departamento identifica prompts especialmente efectivos, pueden ponerse a disposición del resto de la organización.
• Alternativa a los agentes para organizaciones que todavía no quieren dar el salto a implementar agentes personalizados, o que prefieren un enfoque más ligero para empezar.
• Adopción y gobernanza: al centralizar los prompts, ganas visibilidad sobre cómo se está usando Copilot y puedes acompañar mejor a los usuarios.

¿Y qué pasa con la privacidad?

Un punto importante que conviene recordar: aunque publiquemos prompts a nivel organización, cada usuario mantiene su Copilot personal e intransferible. Gracias al Enterprise Data Protection, Copilot no utiliza tu información para entrenar al modelo, y dos personas lanzando el mismo prompt no reciben exactamente la misma respuesta. Los prompts organizacionales estandarizan la entrada, pero la salida sigue siendo contextual y personalizada.

Vídeo: demo completa en el centro de administración

Los prompts organizacionales son una herramienta sencilla pero muy potente para normalizar el uso de la IA dentro de una empresa. Recuerda que Copilot no viene a sustituir, sino a asistirnos: cuanto mejor le indiquemos qué esperamos, mejor será el resultado.

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