En el día a día de los proyectos en los que participo, es frecuente encontrar cierta confusión sobre qué fuentes de conocimiento pueden añadirse a los agentes de Copilot Studio Lite y cuáles son sus limitaciones. Esta confusión es comprensible, ya que la plataforma ha ido evolucionando y las opciones disponibles dependen, en gran medida, del tipo de licencia que tenga el usuario. El objetivo de este artículo es aclarar, de forma extensa y coherente, qué fuentes de conocimiento están soportadas actualmente, cómo se gestionan y qué consideraciones debemos tener en cuenta para sacar el máximo partido a los agentes.
¿Qué entendemos por fuente de conocimiento?
Las fuentes o bases de conocimiento son los recursos o contenidos a los que Copilot recurre para responder a nuestras consultas. Si no se añade ninguna fuente, el agente responderá únicamente con la información que contienen los modelos de lenguaje integrados, lo que puede llevar a respuestas incorrectas, incompletas o desactualizadas. Por eso, es fundamental conocer qué fuentes podemos añadir y cómo hacerlo correctamente.
Fuentes de conocimiento disponibles según la licencia
Usuarios sin licencia Microsoft 365 Copilot
Para quienes disponen únicamente de una licencia empresarial de Microsoft 365, pero no cuentan con la licencia de Copilot, las opciones son más limitadas. En este caso, solo es posible añadir páginas web públicas como fuentes de conocimiento. Es importante tener en cuenta que existe un límite máximo de 4 URLs de sitios web que se pueden agregar por agente. Este límite obliga a seleccionar cuidadosamente las fuentes, priorizando aquellas que sean más relevantes, fiables y actualizadas para el propósito del agente.
Usuarios con licencia Microsoft 365 Copilot
Cuando se dispone de una licencia de Microsoft 365 Copilot, las posibilidades se amplían considerablemente. Además de las páginas web públicas (con el mismo límite de 4 URLs), se pueden añadir las siguientes fuentes:
- Espacios de SharePoint: Es posible agregar sitios, carpetas o archivos concretos de SharePoint como fuentes de conocimiento. El límite en este caso es de hasta 100 archivos por agente.
- Correos electrónicos: Se pueden añadir como fuente los correos electrónicos del propio buzón del usuario. No está permitido acceder a correos de buzones compartidos ni de otros usuarios.
- Chats de Microsoft Teams: Es posible añadir hasta 5 URLs de chats concretos de Teams.
- Información corporativa de usuarios (Entra ID): Copilot puede acceder a la información disponible en Entra ID (anteriormente Azure Active Directory) para enriquecer las respuestas.
- Archivos locales cargados directamente al agente: Se pueden cargar hasta 20 archivos locales por agente. Estos archivos serán accesibles para cualquier usuario que tenga acceso al agente, por lo que para documentos sensibles se recomienda usar SharePoint.
- Conectores de Copilot: Si la organización ha configurado conectores de Copilot, estos pueden utilizarse como fuentes de conocimiento adicionales.
Consideraciones clave y buenas prácticas
- Priorización, no bloqueo: Actualmente, la experiencia de Copilot Studio Lite no permite bloquear el acceso del agente a los modelos de lenguaje base. Sin embargo, sí es posible priorizar las fuentes de conocimiento añadidas.
- Gestión de permisos: Para documentos sensibles, se recomienda usar SharePoint en lugar de archivos locales.
- Límites y selección de fuentes: Existen límites en el número de fuentes que se pueden añadir (4 webs públicas, 5 chats de Teams, 20 archivos locales, 100 archivos de SharePoint).
- No es un gestor documental: El agente no está diseñado para recuperar documentos concretos, sino para responder consultas basadas en las fuentes configuradas.
Conocer y gestionar adecuadamente las fuentes de conocimiento en Copilot Studio Lite es clave para maximizar el valor de los agentes y garantizar respuestas precisas, seguras y alineadas con los objetivos de cada proyecto. La correcta selección y priorización de fuentes, junto con el respeto a los límites y las buenas prácticas de seguridad, permitirá sacar el máximo partido a esta potente herramienta de inteligencia artificial aplicada al entorno empresarial.
Para más detalles y confirmación de los límites y posibilidades descritos, puedes consultar la documentación oficial de Microsoft sobre cómo agregar orígenes de conocimiento en Agent Builder para Copilot Studio Lite
